Zaman yönetimi için etkili yöntemler

Sizlerden gelen elektronik postalar, işyerime gelen danışanlar, arada sırada fırsat bulabildiğim arkadaş sohbetlerinin ana gündem maddesi olmaya başladı, zamanın su gibi akıp gitmesi... ve işleri yetiştirememe kaygısı. İster çalışan kişiler olsun ister ev hanımları fark etmez. Herkeste bir iş bitirememe, zamanı işe yetirememe sorunu aldı başını yürüdü.

Bugün sizler için zaman yönetimi noktasında işe yarayabilecek öneriler yapayım istedim.

1. Öncelikle elinize bir kagıt kalem alın ve düşünmeye başlayın. Önce hafta boyunca, daha sonra gün boyunca zamanınızı en fazla nerde harcıyorsunuz, anlamaya çalışın. Koca bir hafta ne yaptım? Günleri tek tek düşünerek, hangi gün ne yaptım? Bunları yaparken, asıl yapmak istediklerim bunlar mıydı? Geçtiğimiz hafta boyunca yapmak istediğim önemli hangi işlerimi bir türlü yapamadım?... gibi sorularla liste hazırlayın. Kağıdın bir yüzü yapmak istediklerim ama yapamadıklarım, ikinci yüzü yaptıklarım ve yaparken gereksiz yere zaman harcadıklarım şeklinde olsun. Gözünüzle zamanın nelere gittiğini fark edince, zamanı yönetmeye olan hevesiniz artacaktır.

2. Çalışan da olsanız ev hanımı da farketmez. Her gün için yapılacaklar listesi hazırlayın. Ama listeniz makul bir liste olsun. Yapabileceğinizden fazlasını yazıp listenin gerisinde kalmaktansa, aşırı ideal olmayan ama makul bir listeyle başlayın yeni güne. Ve her akşam listenizin ne kadarını yerine getirdiğinizi kontrol edin. Yapamadıklarınız hakkında düşünün. Neden yapamadım? Benimle ilgili nedenler mi? Devreye giren hesap edemediğim ayrıntılar mı? Eğer devreye giren ve hesap edemediğiniz ayrıntılar her akşam dikkatinizi çekiyorsa, demek ki planınız olmayan işlere de çok zaman ayırıyorsunuz demektir. Ani gelen teklifler, başka insanların ricaları vs gibi. Bu durumda birilerini "hayır" demeye başlamanız gerekir. Diyelim ki ev temizliği için harekete geçtiniz, arkadaş aradı kahveye gel dedi. "Bugün olmaz, işe başladım, yarın gelirim." dersiniz ve yarınki listenize arkadaşla kahve içmeyi de ekleyerek gününüzü planlarsınız.

3. Her günün sonunda ertesi gün için yeni bir planlama yapın. Bu gün yapamadığınız işinizi de ekleyerek, yeni bir liste oluşturun.

4. En tipik hata, önemli sandığınız işlerinizin aslında yeterince acil olmadığı gerçeği! Bu ikisini birbirinden iyi ayırmanızda fayda var. Diyelim ki buzdolabını temizlemeniz gerekli, çok pis. Onunla zaman kaybediyorsunuz, ama aynı zamanda markete gitmeniz gerekli çünkü evde ağza atılacak birşey yok! Buzdolabının başına bir geçer hanım milleti... en az 3 saat sürer temizlik! Derken çocuğun uyku saatiyle çakışır, derken akşam olur, alışveriş yapılamaz! Oysa daha önemli olan değil, acil olan devreye sokulmalı. Zaman yönetiminin en önemli tüyosu bu kısmı bence. Slogan neydi? Önemli olan değil, acil olan önce yapılacak!

5. O gün için listeniz uzunsa, motivasyon şeklinize göre ve aciliyet sırasına göre başlayabilirsiniz. Bazen az vakit olan önemsiz görünen işler vardır. Onları da araya sıkıştırıp devre dışı bırakmak iyi bir yöntemdir.

6. Kişisel açıkları ispiyonlar gibi olmayayım ama; sevgili hanımlar! Tv karşısında çok zaman harcıyorsunuz. Fatmagül'dü, Ferihay'dı, kim kiminle evlendi derken akşam oluyor. Bu konuda kararlı olmalısınız. Hergün için en çok sevdiğiniz bir program seçip onu düzenli izleyebilirsiniz belki ama hepsini düzenli izlemeye kalkışırsanız yandınız! Kararlı olmalısınız. En azından tv izlerken ütünüzü yapabilir, yemeğinizin alt yapısını oluşturabilirsiniz. Hem istediğiniz programı izlemiş olursunuz hem de evdeki işlerin bitmesini sağlarsınız.

7. Çalışan kesimin tv si yok ama facebook'u, gelen mailleri var. Sizler de önemli işlerinizi yapmadan önce maillerinizle fazla zaman geçirmemeye özen gösterin. İşinizin bir parçası olarak maillerinize bakmak zorundaysanız bile, zaman öldürmenize neden olacak türden gereksiz postaları biliyorsunuz nasılsa. Hiç olmazsa onları baktığınız zamanı ortadan kaldırmaya gayret edin.

8. Özellikle ev hanımları, lütfen erken yatın ve erken kalkın. Geceleri uzun saatler tv izleyerek, internet başında oturarak sabahlıyorsunuz. Ardından öğlenci olan çocuğunuzu neredeyse okula zar zor yetiştiriyorsunuz. Sabah namazı kılıp yatan, öğlenin onbir/onikisinde uyanan bir kadının ev işi tabii ki bitmez! Annelerinizi örnek alın. Erken uyanır, daha kahvaltı hazırlarken bir yandan yemeklerini pişirir, çocukları okula gönderince evlerinin işini yapar, gezmeye gider, misafir ağırlar ve zaman yetmiyor diye sızlanmazlardı. Üstelik şimdiki gibi herşey elektronik de değildi. Geceyi gece, gündüzü gündüz olarak değerlendiriyorlardı o kadar.

9. Gün içinde yapacağınız birbiriyle ilişkili işleri birlikte yapmaya çalışın. Böylece zamandan kazanmış olursunuz.

10. Zamanınıza değer verin ki başkaları da sizin zamanınıza değer versin. Çalışanlar için de, ev hanımları içinde geçerlidir bu prensip. Evinize veya iş yerinize belirli kişiler sürekli gidip geliyorlarsa ve siz bir şey söyleyemiyor ama kendi işinizi aksatmalardan dolayı rahatsızlık yaşıyorsanız, durumu tatlı bir dille karşıya iletmelisiniz. Örneğin ben randevu sistemiyle çalıştığım için ziyaret etmeye gelenler bile telefonla randevu alarak gelirler. Çünkü öyle yapmalarını söylüyorum. "Ben randevu sistemiyle çalıştığım için sürekli iş yerimdeyim ancak danışanlarımla seansta oluyorum. Gelmek istediğinizde ararsanız boş vaktimi söylerim, aksi halde gelirseniz ve sizi göremezsem üzülürüm." diyorum. Böylece arkadaşlık veya ilişkide bile mesleki ve zamansal olarak sınırları belirliyorum.

Ev hanımları da aynı şeyi yapabilir. Veya çalışan bayanlar... evde olduğunuzda komşular sürekli geldiğinde "canımm hoşgeldin... acil işlerim var yetiştirmeye çalışıyorum, koşturuyorum, müsait değilim de, işlerimi halledince kahve yapayım çağırayım seni olur mu?" demeye çalışın.

11. Bazı günler insanın tüm keyfi ve enerjisi yerindedir. O gibi anlarda en sevmediğiniz ve zorunuza giden işlerinizi bitirmeye çalışın.

12. Herhangi bir işe başlarken, gereğinden fazla zamanınızı almaması için belirli bir zaman belirleyin. Örneğin şu işi bitireceğim, iki saat içinde, gibi. Ve o iki saatte bitirin. Bunu ben çok yapıyorum. Özellikle evde akşamları yazı yazmam gerektiğinde. Tv listesine şöyyle bir göz atıyorum. İzlemek isteyeceğim bir program işaretliyorum. Bakıyorum ki bir saat sonra başlayacak. "Hemen bitir yazını Mehtap, bir saatin var." diyorum. Ve o istediğim programı, biten yazının mükafatı olarak izliyorum.

Bu yazıyı yazarken bile aynı şeyi yaptım. Birazdan yeğenim gelecek, Ecrin (4 yaşında) onunla oynayacağım. Hemen bitirmeliyim ki geldiğinde rahat rahat eğlenelim birlikte.

13. Rutin işleriniz için ne kadar zaman ayırdığınıza bakın. Daha aktif ve seri yapmak için kısaltılmış zaman limitleri koyun kendinize. Böylece daha seri çalışırsınız.

14. Her gün akşam mümkün olduğunca gününüzü gözden geçirin. "Ne yapmak istiyordum, ne kadarını yaptım?" diye sorun kendinize. Programınızın gerisinde kaldığınız yerleri ve geri kalma nedenlerinizi tespit edin. Ertesi gün için yapacağınız yeni listenizde bu günkü hataları yapmamaya çalışın.

15. Telefon görüşmelerinin fazla zaman aldığını biliyorum. Mümkün olduğunca konuşma sürelerinizi kısaltın. Böyle giderse yakında beyninizde tümör çıkacak zaten! Konuşmaları kısaltamıyorsanız, iş yaparken telefonunuzu sessize alıp kendinizden uzaklaştırın. Bir işi bitirdikten sonra diğer işinize geçmeden önce kim aramış diye bakın. Acil olanlarına geri dönün. Uzun konuşup sizi oyalayacak olan görüşmeleri iş bitimine erteleyin.

...

Aslında yazılacak öyle çok şey var ki... İlk aklıma gelenleri yazdım. Okuyucularımız kendi yöntemlerini yorum bölümünde paylaşarak diğer okurlara örnek olabilirler. Güzel bir etkileşim olur. Bu kadar bilgiye rağmen yine de zaman planlaması yapamayanlara bireysel anlamda yardım yapıyoruz merak etmeyin. Çünkü sonuçta zaman planlaması, yazılan genel bilgilerin dışında, kişiye özel nitelikler taşıyor. Karşılıklı konuşup birlikte hareket etmek daha etkili olacaktır.

Unutulmaması gereken en önemli konu; bir işte kendinizi disipline etmek istiyorsanız, o konuda kendinizi zorlayarak canınızı yakmanız gerekli. Yani kendimizi zorlamadan, keyfimizi bozmadan zaman yönetimi olmaz.

Kendimden biliyorum! İşimden dolayı benim mecburen zaman yönetimiyle hareket etmem gerekiyor. Hayatımın hiç bir döneminde yetiştiremediğim işlerden dolayı hayıflanmadım. Çünkü her işimi yetiştirdim.

Hep söylüyorum bir kez daha söylemek istiyorum; erken kalkmak inanılmaz etkili. Günün büyük kısmını yatakta geçirdikten sonra, geri kalan kısacık zamana her işi sığdırmak mümkün değil. Gündüz çok geç saatlere kadar uyuyanları hiç anlamıyorum ben... Ömür zaten kısa... Allah'ın bize verdiği güneşli güzel günleri, yatakta tüketmenin anlamı ne?

Sevgiler...

Psikolojik Danışman&Psikoterapist Mehtap Kayaoğlu
mehtapkayaoglu@gmail.com
http://www.facebook.com/psk.mehtapkayaoglu / http://twitter.com/mehtapkayaoglu
www.yuzlesme.tv - mehtap.kayaoglu@yuzlesme.tv