Çalışma ilişkileri günümüzde giderek teknolojiyle bütünleşmektedir. İnsan kaynakları alanında, özellikle özlük dosyaları ve bordrolama süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesi, iş dünyasının öncelikli gündem maddelerinden biri haline gelmiştir.

4857 sayılı Kanun'un 75. maddesi, "İşveren, her bir işçi için bir özlük dosyası tutar ve bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra, bu kanun ve diğer ilgili mevzuat uyarınca düzenlenmesi gereken tüm belge ve kayıtları saklar ve bunları yetkili mercilere istendiğinde sunar" hükmünü içermektedir. Bu bağlamda, işveren her çalışan için bir özlük dosyası oluşturmak ve gerekli belgeleri saklamakla yükümlüdür. İşverenin, işçiyle ilgili bilgileri dürüstlük ve hukuka uygun olarak kullanması ve gizli bilgileri açıklamaması da önemlidir.

Özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin dijital süreçlerle yönetilmesi mümkündür. Bu belgeler arasında en önemlisi maaş bordrolarıdır. Aylık olarak düzenlenen bordroların fiziksel olarak dağıtılması, imzalanması ve saklanması, hem zaman hem de kâğıt tüketimi açısından zorlayıcı olabilir.

Elektronik İmza Kanunu'na göre, zaman damgası, bir elektronik belgenin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanı tespit etmek için kullanılan bir kayıt sistemidir. Bu kanun kapsamında kullanılan e-imza, dijital imza ve zaman damgasıyla yapılan işlemler mevzuata uygun kabul edilmektedir.

Bu bağlamda, bordro imzalama, yıllık izin talepleri ve onayları gibi süreçlerin dijital ortamda yönetilmesi mümkündür. Ancak, bu değişikliklerin çalışanların yazılı onayı alınarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Dijital belgelendirme süreçlerinin, bir sistem içinde olması durumunda ispat vesikası olarak kabul edilir. Ancak muhtemel denetimlerde, denetim elemanları tarafından ilgili belgelerin asıllarının istenmesi olasıdır.

Bu noktada, çalışanların sadece kendi erişebileceği bir sistem üzerinden talepte bulunması, gelen taleplerin log kayıtlarıyla kanıtlanabilir olması önemlidir.

En sağlıklı yöntemlerden biri, elektronik imza ve TÜBİTAK zaman damgasının kullanılmasıdır. Bu yöntemlerle bordrolama süreçleri elektronik ortamda gerçekleştirilebilir, işçiler bordrolarını elektronik ortamda görüntüleyebilir ve imzalayabilir.

Mevzuata uygun sistemlerin kurulması ve çalışanlardan gerekli onayların alınmasıyla, işverenler bordro süreçlerini, yıllık izin talep ve onay süreçlerini ve diğer özlük dosyası belgelerini dijital ortamda saklayabilir ve yönetebilir.